Какие документы нужны для проверки сметы

Проверка сметной документации невозможна без опоры на исходные данные. Чтобы убедиться в обоснованности расценок, корректности объёмов и соответствия нормативной базе, нужно иметь перед собой не только саму смету, но и полный комплект сопровождающих документов. Эти материалы позволяют понять, на чём основаны расчёты, и выявить возможные отклонения, завышения или ошибки.

1. Проектная документация

Это основной источник информации, на котором должна базироваться смета. Без проекта невозможно объективно оценить количество и состав работ, специфику материалов, архитектурные и конструктивные решения. Обязательно предоставляются:

• Чертежи и планы — архитектурные, конструктивные, инженерные (ОВ, ВК, ЭОМ и др.);
• Спецификации — перечень оборудования, материалов, изделий с привязкой к чертежам;
• Пояснительные записки — расчётные и проектные обоснования к принятым решениям;
• Раздел сметной документации (если проект комплексный) — в составе ПД может быть уже сформирован базовый расчёт.

2. Ведомость объёмов работ (ВОР)

Документ, отражающий точные объёмы по каждому виду работ. Он необходим для того, чтобы проверить, не завышены ли количества в смете и правильно ли рассчитана стоимость работ. ВОР служит «мостом» между проектом и сметой:

• Используется для расчёта трудоёмкости и ресурсоёмкости;
• Позволяет сверить фактические объёмы с теми, что указаны в смете;
• Является основой для составления актов приёмки выполненных работ (КС-2).

3. Сама смета

Очевидно, что без самой сметы проверка невозможна. Однако важно, чтобы предоставленная смета:

• Имела полную структуру (разделы, таблицы, итоговые расчёты);
• Содержала ссылки на используемые нормативные базы (ФЕР, ТЕР, ГЭСН);
• Была оформлена по актуальному формату с расчётами НР и СП, коэффициентами, индексами;
• Сопровождалась пояснительной запиской или расчётной частью (при наличии сложных коэффициентов или нестандартных решений).

4. Информация о применяемых нормативных базах и индексах

Для проверки корректности расчётов нужно понимать, на каких нормативах и коэффициентах основана смета:

• База: ФЕР, ТЕР, ГЭСН (и редакция — 2001, 2020, 2022 и др.);
• Квартал и год индексирования (по рекомендациям Минстроя РФ);
• Источник коэффициентов: письма, приказы, методические указания.

5. Коммерческие предложения (если используются рыночные цены)

Если часть стоимости рассчитывалась по рыночным ценам (например, на оборудование, нестандартизированные изделия), необходимо предоставить подтверждение:

• Коммерческое предложение от поставщика с указанием даты и условий поставки;
• Каталожные данные, прайсы, ссылки на сайты — если использованы в расчётах;
• Методика расчёта, если применяется усреднение цен.

6. Договорные документы (при повторной проверке)

Если проверка проводится на этапе исполнения договора или при приёмке работ, дополнительно запрашиваются:

• Копия подписанного договора подряда с приложением сметы;
• Дополнительные соглашения о корректировках объёмов или цен;
• Акты КС-2, КС-3 — для сверки факта выполнения с запланированным объёмом.

Чем полнее и структурированнее предоставлен пакет документов, тем точнее будет результат проверки. Анализ сметы без проекта, без ВОР или без обоснования нормативов — это только поверхностная оценка. Для принятия управленческих решений, подготовки к тендеру, приёмке работ или защиты своих интересов в спорной ситуации необходима формализованная и подтверждённая документами проверка. Сильная смета — это та, которую можно проверить, объяснить и обосновать.